会社の電話をクラウド化！メリットとデメリットをわかりやすく解説！
ビジネスの場において、電話は重要なコミュニケーションツールのひとつです。しかし、従来型の電話システムではコストや管理の手間がかかり、フレキシブルな働き方に対応しづらいという課題があります。そんな中で注目を集めているのが「クラウドPBX」です。
クラウドPBXをシステムを導入することで、コスト削減や柔軟な働き方の推進、スケーラビリティの向上といった多くのメリットを享受できます。特に最近では、リモートワークの普及に伴い、その有用性がますます高まっています。
しかし、全てが利点というわけではありません。クラウド化にはインターネット依存や特定の電話番号を引き継げない可能性などのデメリットも存在します。それでは具体的にどのような機能があり、メリット・デメリットにはどんな点があるのかを、一緒に見ていきましょう。
目次
クラウド化の基本概要
クラウド電話システム（クラウドPBX）とは、インターネットを介して通信を行う電話システムのことを指します。
従来の電話回線を使用せず、インターネット上にあるサーバーを経由して通話を行うため、物理的な電話機やPBXの設置が不要です。
このため、初期導入コストを大幅に削減することが可能となります。また、場所を選ばずにどこでも電話ができるため、リモートワークや多拠点展開にも対応しやすいのが特徴です。
クラウド電話システムの主要機能とは
クラウド電話システムには、一般的な通話機能のほかにもさまざまな便利な機能が備わっています。
例えば、自動応答や通話録音、コール転送、ボイスメールなどが標準装備されている場合が多く、さらに、CRM（顧客関係管理）連携やインターネットFAXの活用で、業務効率を高めるための機能が充実しています。
会社の電話をクラウド化するメリット
会社の電話システムをクラウド化することには多くの利点があります。
コスト削減
物理的な機器の購入や維持にかかるコストが不要になるため、初期投資を抑えられます。
また、クラウドベースのシステムは定期的なメンテナンスが不要であり、更新やアップグレードも自動的に行われます。
これにより、運用コストを低減し、より効率的に予算を管理することが可能です。
柔軟な働き方の推進
オフィス外からでも企業の電話システムにアクセスできるようになります。
リモートワークやテレワークの推進が叫ばれる現代において、場所を選ばずに業務を遂行できる環境は非常に重要です。スマートフォンやタブレットからも利用可能であり、自宅や外出先からでもスムーズに業務を続けることができます。
スケーラビリティの向上
企業の需要に合わせて簡単にスケールアップまたはダウンすることができます。
例えば、新しい支社の開設や従業員の増減による電話回線の追加や削減も、柔軟に対応可能です。
これにより、企業は無駄なコストを削減しつつ、常に最適な規模で業務を運営することが叶います。
迅速な変更が可能なため、急速に変化するビジネス環境にも対応しやすくなります。
管理の簡素化
電話システムの管理が大幅に簡素化されます。
一元化された管理パネルを通じて、設定変更やユーザーの追加・削除が容易に行えます。
また専門知識がなくても、基本的な操作は直感的に行えるため、IT部門の負担も軽減されます。
災害対策とバックアップ
クラウドPBXは、災害時のリスクを大幅に軽減します。地震や火災などの自然災害が発生しても、クラウドサーバーにデータがバックアップされているため、業務を再開するのが容易です。
また、クラウドサービスプロバイダーは高いレベルのセキュリティと冗長性を持っているため、データの安全性も確保されており、企業は安心して電話システムを運用することができます。
会社の電話をクラウド化のデメリット
クラウド化することで多くのメリットが得られるものの、完全にデメリットがないわけではありません。
クラウドPBXの導入に際しては、いくつかの特定の問題が生じる可能性があるため、事前に十分な検討が必要です。
インターネット依存
クラウドPBXを利用するためには、常時安定したインターネット接続が不可欠です。
インターネット回線に障害が発生した場合、通話が途絶えたり、業務が停止してしまう可能性があります。
また、通信速度が遅い環境では、通話品質が低下し、顧客との重要なやり取りに支障をきたす恐れがありますので、導入時にはインターネット環境の見直しも欠かせません。
電話番号によっては引き継いで使えなくなる可能性がある
クラウドPBXに電話番号を移行する際、既存の電話番号がそのまま利用できなくなる可能性もあります。
一部のサービスプロバイダーは特定の地域や番号帯に対応していないため、現在利用中の電話番号を保持したい場合は重大な懸念事項です。
また、専用ルータを社内に設置して電話番号継続できるものの、機器設置が一切不要のフルクラウドでは引き継げないケースもございます。
クラウドPBXを導入する際は、事前に電話番号の継続利用が可能かどうかをプロバイダーに確認することが重要です。
ランニングコストが高額になる可能性
クラウドPBXの導入は初期費用を大幅に抑えることができる一方で、長期的にはランニングコストが膨らむケースもあります。
例えば、ユーザー数や利用有無に応じて料金体系が変動するため、導入後に予想外のコストが発生する可能性があります。
また、高度な機能を利用するための追加料金が必要となる場合もあるため、クラウドPBXを選択する際には、利用する機能やユーザー数に応じた詳細な料金プランを確認し、全体的なコストを慎重に検討することが重要です。
まとめ
会社の電話システムをクラウド化することで、多くのメリットがあります。
一つ目はコスト削減です。従来の電話システムに比べて初期費用や維持費が安く、運用コストが低減されます。
次に、柔軟な働き方の推進が可能になります。オフィスの場所に縛られず、リモートワークもスムーズに行えるようになります。
また、スケーラビリティの向上も見逃せません。成長する企業にとって、クラウド電話システムは簡単に拡張できるため、急な事業拡大にも対応できます。管理の簡素化も重要なポイントです。IT管理者はシステムのメンテナンスやアップデートを一箇所から行えるため、管理負担が大幅に軽減されます。
さらに、災害対策とバックアップも完備されているため、非常時にも安心です。
ただし、デメリットも存在します。インターネット依存により、通信環境が不安定な場合にサービスの質が低下する可能性があります。また、従来の電話番号が引き継げない場合もあり、その点は注意が必要です。ランニングコストが上昇することも考えられます。
総合的に見て、クラウド電話システムの利点と欠点をしっかりと把握した上で、自社のニーズに最適な選択をすることが重要です。