スマホや携帯電話で固定電話内線を受信する方法とそのメリット
固定電話の内線をスマホや携帯電話で受信するためには、クラウドPBXやFMCサービスなどを利用します。スマホや携帯電話を内線化することで、テレワークで活用できたり、電話業務を効率化したりなど、様々なメリットがあります。
この記事では、固定電話の内線をスマホや携帯電話で受信する方法とそのメリットについて解説します。業務効率を高めたい方、オフィスの電話業務でお悩みの方は参考にしてください。
目次
1. スマホや携帯で内線受信する方法
まずはスマホ・携帯で固定電話の内線を受信する方法についてご紹介します。主に3つの方法がありそれぞれ導入方法や利点が異なります。オフィスの規模や環境に応じて選びましょう。
1.1 クラウドPBX
低コストで固定電話を内線化する手段として、クラウドPBXが挙げられます。PBXは、オフィスなどに設置してある電話交換用の装置で、専用機器の購入や保守点検が必要ですが、クラウドPBXは専用機器が不要で、インターネット環境があれば利用できます。なお、保守点検もサービス提供側が行います。
クラウドPBXは導入が容易で、サービスを契約後、スマホやタブレットなどに専用アプリをインストールすることで利用ができます。社用または社員の個人スマホで利用できるため、コスト削減に寄与します。PBXの購入・設置が不要なことから、短期間で導入できる点もメリットです。設定後はすぐに自宅・外出先から設定した電話番号での発着信や、内線の利用が可能になります。
1.2 IP-PBX
スマホ・携帯電話で内線を受信したい場合、IP-PBXでも可能です。IP-PBXは、インターネットを経由した電話交換装置のことで、設定した電話番号から発着信や転送などの機能が利用できます。オフィスへ出向かず、自宅や外出先からの電話応対を可能にします。
仕組みはクラウドPBXとほぼ同一ですが、IP-PBXは専用機器か、オフィスのサーバーへ専用ソフトのインストール作業などが必要です。導入時にコストや月額料金がかかるほか、定期的な保守点検やセキュリティ管理も求められます。
1.3 FMCサービス
FMCサービスも方法の一つです。FMCサービスはFixed Mobile Convergenceの略称で、固定電話と携帯端末を融合させたサービスを指します。主に携帯電話会社（キャリア）がサービスを提供しています。スマホ・携帯電話でオフィスの内線通話が利用可能になるため、業務効率化や通話費用などコストカットが期待できます。
一方、FMCサービスを利用する際は、キャリアを一本化する必要があります。社用スマホのキャリアが異なる場合、追加導入が求められます。また、外線を利用した場合、相手には携帯電話番号が通知されます。顧客などへ外線発信する際は注意が必要です。
2. 固定電話をスマホ“内線化”するメリット
そもそもスマホを内線化する必要があるのかと、疑問を感じている方もいることでしょう。確かに活用できなければ無駄に終わりますが、さまざまなメリットが得られます。この章では、スマホを固定電話の内線にするメリットを4つご紹介します。
2.1 電話代を削減できる
スマホを内線化すれば、電話代を削減できる可能性があります。もしスマホで他の社員へと連絡を取る場合、いったんオフィスの電話を切り、外線を発信しなくてはいけません。しかし、外線発信は通話料が発生するため、コストがかさむ原因となります。
一方、スマホを内線化していた場合、外線を発信する必要がなく、そのまま取り次ぎが可能です。内線は通話料が不要かつ無料で利用できるため、電話代の削減につながります。
今やスマホはオフィスの必携アイテムとなっています。電話代が高いと感じている場合は環境を見直し、内線化も検討したほうがよいでしょう。
2.2 環境整備が不要
環境整備がいらないこともメリットとして挙げられます。もしオフィスへ内線を導入する場合、通常は固定電話機を追加導入し、PBXなどの設定をしなくてはいけません。一から構築するのであれば、機器の導入と環境の整備だけでも時間と労力が求められます。
スマホを内線化する場合、クラウドPBXを利用すれば、社用スマホをそのまま流用できます。新たに電話回線を増設したり、専用機器を追加したりする手間はかかりません。各サービスが提供しているアプリをスマホへインストールすれば、簡単にスマホを内線化して利用可能です。新たにスマホを購入したときでも、一連の設定のみで内線を増やせます。
2.3 在宅勤務やテレワークにも対応
在宅勤務やテレワークに対応できることもスマホ内線化のメリットでしょう。
在宅勤務・テレワーク中は電話業務が問題になりますが、オフィスの固定電話の対応ができないことが理由です。スマホの内線化を行っていない場合、オフィスの電話対応のために誰かが出社しなくてはいけません。すぐに取り次ぎができないため、業務に支障をきたすおそれもあります。
スマホを内線化した場合、スマホでオフィスにかかってきた電話の対応が可能です。スマホに個別の内線番号を割り当てておけば、電話をすぐに転送できます。オフィスとほぼ同等の電話対応が可能になるでしょう。
2.4 業務を円滑化できる
スマホの内線化は業務の効率化にも寄与します。
先述したように、オフィスの電話に着信があってもスマホで対応できるほか、内線などの取り次ぎもスムーズになります。オフィスへ出社する必要がなくなるため、全従業員を在宅勤務やテレワークさせることも不可能ではありません。
クラウドPBXの場合、スマホからオフィスの電話番号で発信が可能です。相手には会社の電話番号が通知されるため、携帯電話番号が漏洩することがありません。知らない番号が表示されると警戒し、電話に出てもらえないリスクも防止できます。そのため、社員の個人スマホを業務で利用することも可能です。
3. スマホ・携帯の内線化ではここに注意！
スマホや携帯電話の内線化は、電話代の削減や業務効率のアップなど、さまざまなメリットをもたらしてくれます。しかし、導入にあたっては注意点もあります。この章では、スマホ・携帯を内線化する場合に注意するべきポイントをご紹介します。
3.1 利用規模を事前に把握しよう
一口にスマホの内線化といっても、利用規模はオフィスによって異なります。そのため、まず利用規模を把握し、明確にする必要があります。利用規模が曖昧だと、何台内線化すればよいのかわからず、コストが不明瞭なまま導入を進めることになります。
また、規模によって最適なサービスも異なります。例えば、小規模なオフィスならクラウドPBXもFMCサービスも候補に入ります。しかし、数百台規模の内線化が必要な場合、低コストで導入できるクラウドPBXが採用されるでしょう。想定外にコストが膨れ上がるリスクがあるため、何台必要なのか把握することが重要です。
3.2 通信環境が整っているかを確認
通信環境も確認しておきましょう。スマホなどを内線として利用する場合、インターネット回線が必要です。回線速度が遅く、不安定な環境下では、通話にノイズが入ったり、途切れてしまったりするリスクがあります。かえって業務効率が下がる可能性もあるでしょう。
快適に使用するためには、安定したインターネット回線が不可欠です。もし通信環境に問題があるときは、レンタルWi-Fiの検討や、通信会社・プランの見直しなどを行いましょう。
4. 固定電話内線はクラウド化がおすすめ！
オフィスなどの固定電話は、スマホや携帯電話を使って内線化することが可能です。電話代の削減はもちろん、在宅勤務やテレワークにも対応できます。
スマホを内線化する手段はいくつかありますが、コストや利便性を考慮するとクラウド化がおすすめです。短期間で導入できるため、まだ導入していない場合は検討してみましょう。
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