クラウドPBXとは?仕組みや機能を解説!テレワークを効率化しよう

2021.12.01

一般的なオフィスでは、電話の転送や内線を制御する専用機器(PBX)が設置されています。しかし、定期的なメンテナンスが必要で、機器の買い替えのコストもかかります。クラウドPBXは、従来のPBXが持つ課題を解決し、コスト削減・業務効率化に寄与する可能性を秘めています。

この記事では、クラウドPBXの特徴や仕組み、機能について詳しく解説します。

1.クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を介して利用できるPBXのことです。従来のPBXと以下の違いがあります。

  • 専用機器が不要
  • 短期間で導入できる
  • スマホやパソコンで利用できる
  • メンテナンスはベンダー(サービス提供側)が実施する

クラウドPBXはオンライン上で完結する仕組みのため、専用機器の設置は必要ありません。サービスの契約と簡単な設定のみでよいことから、短期間で導入が可能です。サービスによっては、早ければ数日で利用を開始できます。

クラウドPBXは固定電話機が不要で、スマホやパソコンから利用できるのも特徴です。メンテナンスもベンダーが実施するため、維持にかかるコストも削減できます。

PBXと比べ、容易に導入できるのがクラウドPBXの強みです。インターネット回線は不可欠ですが、それを差し引いても導入するメリットがあります。

似た仕組みにはIP-PBXもある

クラウドPBXと似た仕組みにIP-PBXが挙げられます。
IP-PBXは、PBXで利用する電話回線をインターネット回線に切り替えたものです。この点はクラウドPBXと同じですが、利用には専用機器またはサーバへ専用ソフトのインストールが求められます。メンテナンスやセキュリティ対策も必須のため、クラウドPBXと比べて導入のハードルが高くなります。

2.クラウドPBXの仕組み

この章では、クラウドPBXの仕組みについて解説します。

インターネット回線を利用する

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して電話の発着信や転送、内線などの機能を利用します。インターネットに接続できる環境なら、どこでも利用できるのが特徴です。例えば、オフィスにかかってきた電話を自宅で受けることも可能になります。

PBXは固定電話回線を利用し、電話の発着信などを制御しています。オフィス内の回線でつながれた電話機同士では、転送や内線などの機能を利用できますが、オフィス外での利用には対応していません。

IP電話機やパソコン・スマホで利用する

クラウドPBXは、IP電話機などのSIP端末に対応しているほか、パソコンやスマホ・タブレットなどで電話の発着信・内線などの機能が利用できます。使用時はウェブブラウザから専用ページへアクセスするか、専用アプリをインストールします。

PBXは固定電話機で利用できますが、パソコンやスマホなどの端末には対応していません。

専用機器の代わりにクラウドサービスを利用

クラウドPBXは専用機器が不要ですが、代わりにオンライン上のサービス(クラウドサービス)がその役割を果たします。従来のPBXとは違い、サービスの契約のみで利用を開始できます。

3.クラウドPBXの機能

クラウドPBXは豊富な機能を備えており、電話業務全般の効率化に寄与します。この章では、クラウドPBXのおもな機能を紹介します。

外線の発着信

スマホやパソコンからオフィスの代表電話番号で発信したり、着信を受けたりできる機能です。出先や自宅でオフィスにかかってきた電話の対応が可能になります。

サービスによっては、新規電話番号の発行や追加もできます。もし新規電話番号が必要なときでも、固定電話回線の新設は不要です。

内線機能

クラウドPBXでは、スマホなどの端末を内線として利用できます。IDや端末の設定のみでよいため、社員の個人スマホを内線として使うことも可能です。

内線の通話・利用料金はかかりません。無料で利用できるため、コストの削減が期待できます。

保留・転送機能

クラウドPBXは、代表電話番号にかかってきた電話を保留し、他の担当者や社員へ転送する機能も備わっています。

従来のPBXでは、オフィスにかかってきた電話を直接スマホなどへ転送できません。もし担当者が外出中だった場合、いったん電話を切り、担当者のスマホからかけ直す必要があります。

クラウドPBXであれば、電話をそのまま担当者のスマホへ転送できます。電話相手を待たせることがなく、電話業務の効率も高まります。

時間外ガイダンス・自動音声応答

クラウドPBXでは、管理画面から時間外ガイダンス・自動音声応答を設定できる場合があります。特定の曜日や日時を指定できる場合もあるため、毎日設定する必要はありません。

時間外ガイダンス・自動音声応答は、営業・業務時間外に電話の着信があった際、あらかじめ設定しておいた音声を自動で流す機能です。「本日の営業は終了しました」など業務時間外である旨や、受付日・時間を伝える際に使用されます。

自動音声ガイダンス(IVR)

自動音声ガイダンス(IVR)も利用できます。クラウドPBXはオフィス外から電話対応できるため、テレワークによるコールセンターやサポート部門も構築可能です。

自動音声ガイダンス(IVR)は、最初に音声で問い合わせ対応を実施し、内容に応じて担当者・部門を振り分ける機能をいいます。電話相手には「○○についてのお問い合わせは1を」などの案内が流れ、該当するボタンを押すとオペレーターに接続されます。おもにコールセンターや問い合わせ窓口向けの機能で、電話の取り次ぎを自動化できます。

通話録音機能

通話を録音する機能も利用できます。クラウドPBXの場合、録音データはオンライン上に保存されます。万が一端末が故障・破損しても、録音データが失われる心配はありません。

なお、通話録音機能はオプション扱いとなっているサービスもあります。導入前に確認しておきましょう。

4.クラウドPBXはテレワークでも大活躍!

クラウドPBXはテレワークにも最適です。導入することで、テレワークへスムーズに移行できるほか、電話対応業務の負担を軽減できます。

オフィスの固定電話をスマホへ転送できる

クラウドPBXがテレワークで活躍する理由は、オフィスの固定電話をスマホに転送できるためです。テレワークへ移行する場合、電話対応が課題となります。オフィスの固定電話を受けるためには、誰か社員を出勤させなくてはいけません。

クラウドPBXを利用すれば、オフィスの固定電話をスマホへ転送できます。電話対応のための出勤も不要で、オフィス外から電話応対が可能です。

スマホを内線として利用可能に

スマホを内線化できる点もテレワーク向きの理由といえます。テレワーク中に社員同士がやり取りする手段として、チャットやメールがあります。しかし、いずれもタイムラグが生じるため、スムーズなやり取りは難しいのが実情です。

クラウドPBXでスマホを内線化すれば、遅滞なく社員間でやり取りできます。オフィスの内線と同じ感覚で利用できるため、急を要する場合でもスピーディな対応が可能になります。

5.まとめ

インターネット回線とスマホなどの端末を利用するクラウドPBXは、従来のPBXのような専用機器が不要で、短期間で導入できるのが強みです。メンテナンスや買い替えも不要なことから、ランニングコストの削減も期待できるでしょう。

さまざまな機能を利用できますが、テレワークに最適な機能も少なくありません。現在テレワークの導入を検討中の場合、ぜひクラウドPBXの導入をおすすめします。

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